banner232
banner203
banner230
banner165
Yazmak bir sanattır, gayet doğru. Ama email yazarken kimse bizden sanatçı olmamızı beklemez. Önemli olan mesajı doğru ifade etmek ve iletmektir.
 
Elektronik posta adresi (email) ile gönderdiğimiz yazılar gerek iş ve özel hayatımızda etkin bir iletişim kanalıdır. Çok az firmada, yeni başlayanlara, şirket prosedürleri içinde email yazım kurallarının gönderildiğini duydum. Bu bence oldukça doğru bir başlangıç. Her şirket oryantasyon programı ve şirketi içi prosedürlerine  email yazımı ile ilgili önerilerden oluşan kuralları paylaşmalıdır.
Yazarak vermek istediğimiz mesajı, nasıl algılandığını ancak bizim farkındalığımızla iletmemiz mümkün olduğuna inanıyorum
 
Çok temel olarak nelere dikkat etmekte fayda var?
  • Email gönderirken konu kısmında iki veya üç kelime ile ne hakkında olduğunu özetleyin. Uzun uzun yazılması kafa karıştırır ya da sizin kafanızın karışık olduğu mesajını verir.
     
  • Sakın başlık kısmında büyük harflerle yazmayın. Bazen çok acil ve dikkat çekmesi gereken durumlarda yazılabiliyor ama bunun için de çok geçerli sebebiniz olmalı. Bu tür durumlarda başlığın alıştığımız siyah renk dışında başka renkle de yazıldığını görüyoruz ki bu da dikkati çekmektedir.
     
  • Yine başlık kısmında, eğer bir rapor veya araştırma gibi bir dosya göndermekteyseniz, başlık yanına dosya numarası veya gönderim tarihini yazmanız uygun olacaktır.
     
  • Email içeriğinde, eğer sizden üst pozisyonda bir kişiye gönderimse "Sayın, sevgili" gibi kelimeleri kullanarak başlayın. Daha samimi olduğunuz ekip arkadaşlarınıza ise " Günaydın, merhaba" gibi kelimeleri kullanarak maile başlayın.  Yakınlık ve seviye ne olursa olsun, mutlaka samimiyeti işaret eden cümleler kullanmanızı öneririm." Umarım iyisiniz, öncelikle güzel bir gün dilerim"
     
  • Yazıyı bitirirken  teşekkür edilmesini, yine seviye göz önüne alınarak "Sevgilerimle veya Saygılarımla" ifadelerinden birinin kullanılmasını öneririm.
     
  • Eğer mailde bir dosya paylaşıldıysa, ekteki dosyanın içeriğinin kısaca özetlenmesi, okuyucuya ekteki dosyada ne bulacağı konusunda ön bilgi verilmesine yönelik önemlidir.
     
  • Emir kipleri yerine her zaman rica edilecek kelimelerin seçilmesini öneririm. Unutmayın ki yazılı olan her türlü email lehinize veya alehinize bir belge olacaktır." Bunu yap diyorum, saat 17.00 kadar gönder, sana daha önce söyledim ama hala bitirmedin" gibi cümleleri kesinlikle kullanmayın.
     
  • Eğer size bir email gönderildiyse, genel bir bilgilendirme ise mutlaka cevaben,  "Teşekkür ederim" diye geri yazın. Size özel yazılmış bilgi istenilen bir email ise ve cevap olarak hazır değilseniz, "Teşekkür ederim size en kısa zamanda döneceğim" diye yazın. Her iki yorum da karşı tarafa ilettiğiniz ve dikkate aldığınıza dair bir mesajdır. Zamanı belirlemek ve söz verilen zaman dilimi içinde dönülmesi önemli. Eğer belirlediğiniz zaman dilimi içinde dönemeyeceksiniz yine geri yazıp, düşündüğünüz sürede bitmediği ve bir sonraki olabilecek tarihi iletin.
     
  • Eğer iş yerinde yazmakta olduğunuz bir email ise, ana sayfanın alt kısmına şirket ismi, sizin isminiz, pozisyonunuz ve paylaşmak istediğiniz telefon numaranızın olması, profesyonel bir izlenim için gereklidir.
En son tavsiyem, tüm emaili yazdıktan sonra tekrar okumanızdır.  Acele ile yazılmış maillerde çok fazla kelime hatası bulurum ve bu da çok doğru bir izlenim bırakmaz. Tekrar maili okumakla, kelime ve ifade hatalarını görebilir, değiştirme fırsatı bulursunuz.
 
Avatar
Adınız
Yorum Gönder
Kalan Karakter:
Yorumunuz onaylanmak üzere yöneticiye iletilmiştir.×
Dikkat! Suç teşkil edecek, yasadışı, tehditkar, rahatsız edici, hakaret ve küfür içeren, aşağılayıcı, küçük düşürücü, kaba, müstehcen, ahlaka aykırı, kişilik haklarına zarar verici ya da benzeri niteliklerde içeriklerden doğan her türlü mali, hukuki, cezai, idari sorumluluk içeriği gönderen Üye/Üyeler’e aittir.

banner121

banner235

banner182

banner202

banner144

banner237